Wenn sich Manager über die Verwendung von Zeit unterhalten, fragen sie sich oft: „Wie können wir unsere Resultate schnellstmöglich multiplizieren?“ Die einen fordern unmissverständlich: „Wir müssen mit unserer Zeit effizienter umgehen!“ während andere einwenden: „Lasst uns nicht an Effizienz denken, wir müssen nur effektiver werden!“ Und dann gibt es noch eine dritte Gruppe, die gelangweilt bemerkt „Das sind ja alles nur Worthülsen, wann machen wir endlich Pause?“

Schauen wir uns Charles Darwin an. Der Mann schrieb in seinem Leben über zwanzig Bücher. Dabei arbeitete er konsequent nur vier Stunden am Tag. Heute würde er dafür in jeder Firma gefeuert, weil wir immer noch an einen direkten Zusammenhand zwischen Arbeitszeit und Produktivität glauben. Wir glauben, wenn wir nicht gestresst sind, dass etwas mit uns nicht stimmt. Das ist verrückt.

Wenn Sie ernsthaft versuchen wollen, ihre Zeit noch besser zu nutzen, so ist es unabdingbar, zwei Begriffe klar zu trennen: Effektivität ist das Maß für die Zielerreichung (Wirksamkeit, Output) während Effizienz ein Maß für die Wirtschaftlichkeit (Kosten/Nutzen-Relation) ist. Unser Alt-Kanzler Schröder hat es anders formuliert:

Effektivität meint, die richtigen Dinge zu tun. Effizienz heißt, die Dinge richtig zu tun. Er plädierte dafür, erst die richtigen Dinge zu tun.

Doch was heißt hier richtig? Effizient zu arbeiten bedeutet, die Dinge mit möglichst geringem Aufwand oder dem geringsten Verlust an Anstrengung zu erledigen. Effizienz bringt Sie auf einer geraden Linie von A nach B. Effektivität dagegen heißt, die Dinge zu tun, die zu den erwünschten Resultaten führen. Effektivität orientiert sich an den Zielen und trifft sie. Es ist also ein bestimmtes Maß an Effektivität und Effizienz nötig, um überhaupt ein Ergebnis zu erzielen. Wie in der Mathematik sind die Proportionen nicht immer konstant.

Lassen Sie uns das näher beleuchten:

• Ein Manager, dessen Effektivität und Effizienz hochgradig entwickelt ist, wird sich an der Spitze oder im Spitzenfeld des Management Teams bewegen.
• Der Manager mit hoher Effektivität, aber zu schwach ausgeprägter Effizienz, nutzt die Chancen, die er sich erarbeitet, zu wenig konsequent. Er ist zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort und kommt gut mit der jeweiligen Herausforderung zurecht. Er versteht sie und bringt sie fast zum Abschluss. Doch er zerredet das Problem, statt es erfolgreich zu lösen. Er ist wie ein Verkäufer mit schwacher Abschlusstechnik.
• Manager, die die falschen Dinge mit hoher Effizienz erledigen, sind leider in der Mehrzahl. Vielen Menschen geht es so. Das Zitat des amerikanischen Schriftstellers Mark Twain drückt es treffend aus: „Als wir unser Ziel aus den Augen verloren hatten, verdoppelten wir unsere Anstrengungen.“ Es ist der mit Abstand unerfreulichste aller möglichen Fehler, der zur Zielverfehlung beiträgt.
• Der Manager, der weder effektiv noch effizient arbeitet, sollte sich ernsthaft die Frage stellen, ob er den richtigen Beruf gewählt hat.

Um was soll ich mich zuerst kümmern: Um die Effektivität oder um die Effizienz?

Diese Frage stellen besonders jüngere Führungskräfte recht häufig. Wenn ich bessere Ergebnisse erzielen will, sollte die Arbeit an der Effektivität Priorität haben! Effektives Arbeiten führt zu Ergebnissen und verschafft einem die Zeit, an der Effizienz zu feilen. Es ist erfolgversprechender, den Fokus zuerst auf die Ziele zu richten, statt sich übermäßig um den Prozess zu sorgen. Sonst riskieren wir, das Ziel aus den Augen zu verlieren. Aber wie wird man effektiver?

Dazu eignen sich am besten die folgenden 6 Schritte:

Schritt 1: Auf Wachstum ausgerichtete Denkweise: Der unerschütterliche Glaube, dass Sie in Ihrem Beruf besser sein können, mehr lernen und mehr beitragen können, steigert Ihre Effektivität um einen Faktor, der nicht messbar ist. Es ist aber diese Art des Denkens, die Sie zu Taten antreibt und ihren Einfallsreichtum erhöht. Damit steigern Sie Ihre Kapazität und meistern größere Herausforderungen.

Schritt 2: Beweglichkeit: Wir leben in einem revolutionären Zeitalter. Die Welt verändert sich rasend schnell. Unter Beweglichkeit verstehen wir die Fähigkeit, sich diesen veränderten Bedingungen anpassen zu können. Schnell zu sein ist überlebenswichtig. Beweglichkeit multipliziert Ihre Effektivität.

Schritt 3: Verantwortlichkeit: Verantwortlichkeit ist ein unterschätzter Kräfteverstärker. Es geht darum, Versprechen einzuhalten. Sagen, was man tun wird. Und tun, was man gesagt hat. Und: Was getan werden muss, muss getan werden – in jedem Fall. Wenn sich alle verantwortlich fühlen, muss niemand davor Angst haben, ob und wie etwas getan wurde. Das multipliziert die Resultate, weil es das Vertrauen in die Tat fördert.

Schritt 4: Mut: Es bedeutet, trotz Ungewissheit oder Schwierigkeiten bereit sein zu handeln. Das verbessert die Resultate massiv. Mut – nicht Leichtsinn – verhindert das Zögern und die Angst, die beide nur lähmen. Zu handeln und dabei einschätzbare Risiken einzugehen, multipliziert Ihre Stärken.

Schritt 5: Leadership: Nichts produziert bessere Resultate schneller als Leadership! Ob es sich dabei um eine Gruppe oder um eine einzelne Person handelt: Leadership ist ein Kräfteverstärker. Wenn Sie heute ein bestimmtes Ergebnis erzielen, wird Ihre Denkweise als Leader Ihre Wirkung um Faktor 10 steigern. Seien Sie also stets derjenige, der die Zügel in der Hand hält und den Gaul ins Ziel reitet. In einer Projektarbeit, als Chef eines Teams oder im Vertrieb beim Kunden.

Schritt 6: Intuition: Das Gespür, die richtigen Dinge zur richtigen Zeit richtig zu tun, generiert im Laufe der Zeit überproportional gute Resultate. Trauen Sie also Ihrer Intuition!

Wie kann man Arbeitsphasen produktiver gestalten? Setzen Sie sich ein gewisses Arbeitspensum und arbeiten Sie dann konzentriert. Planen zwischendurch auch Pausen ein. Lassen Sie sich durch nichts ablenken. Je intensiver Sie sich mit Ihrer Effizienz und Effektivität auseinandersetzen, werden Sie erkennen: Der Weg zur persönlichen Effektivität kennt keine Abkürzungen. Es ist eine Aufgabe, die nie aufhört und immer wieder neu angepackt werden muss. Dabei gibt es eine einfache, auf den ersten Blick gar banale Vorgehensweise: Ersetzen Sie Ihre behindernden durch fördernde Gewohnheiten! Das führt Sie schneller zum Ziel.

Albrecht v. Bonin
Mitgründer und Gesellschafter der VON BONIN Personalberatung und Inhaber der avb Management Consulting