Onboarding

Neulinge an Bord holen – aber wie?

Mit viel Mühe, Zeitaufwand und Kosten werden neue Mitarbeiter für das Unternehmen gewonnen. Bis zum Vertragsabschluss ist ein Stück harter Arbeit getan. Ob es nun zu einer langfristigen und erfolgreichen Zusammenarbeit kommt, hängt jetzt in erheblichem Maß vom Start im Unternehmen und der Integration in das bestehende Team ab. Ein planvolles strukturiertes Einarbeitungskonzept sichert jetzt das reibungslose Onboarding ab. Eine Checklist hilft dabei.

Einschreiten, bevor das Chaos beginnt

Mal ehrlich: Der Worst Case für den Neuling sieht nicht selten so aus – kaum einer weiß am Tage X über den Neuzugang und seine Aufgaben Bescheid. Weder PC Berechtigungen, E-Mail-Account, Büro, Schreibtisch etc. sind vorbereitet. Der Chef ist im Urlaub, die Personalabteilung überfordert. Alles schon vorgekommen. Stimmt’s? Die unpassendste Entschuldigung dafür ist meist „die Hektik des Tagesgeschäfts“.

Wer systematisches Onboarding vernachlässigt, hat die Zeichen des Fach- und Führungskräftemangels noch nicht erkannt. Da darf sich niemand über den „War for Talent“ beklagen und sich über hohe Fluktuation – insbesondere in der Probezeit – wundern. All das geht besser:

Ihre Checklist für gutes Onboarding


Vor dem Start:

  • Wie wär’s mit einer separaten Website für neue Mitarbeiter, um sie vor Arbeitsbeginn bereits mit Informationen zu versorgen? Schritt für Schritt werden neue Inhalte freigeschaltet, neue Kollegen vorgestellt, Projekte beschrieben, Unternehmenserfolge kommuniziert oder gar „Was Du von uns erwarten kannst, wenn Du an Bord kommst“ etc.?
  • Auch eine digitalisierte Lösung kann mit web-basierten E-Learning-Angeboten den Start erleichtern
  • Ist der Arbeitsplatz vorbereitet? Steht das „Handwerkszeug“ bereit?
  • Wurden die Kollegen – auch die, die sich intern auf die Position vergeblich beworben hatten – über den Neuzugang informiert?
  • Können vorab Informationen über Job, Arbeitsplatz, Aufgabe zur Verfügung gestellt werden, die auf den Start vorbereiten (siehe oben)?
  • Ist ein verbindlicher Einarbeitungsplan erstellt? Wann, wer, was, wo, mit wem?
  • Gibt es ein Paten- oder Mentoren System? Wer ist für die Integrationsunterstützung wirklich verantwortlich?
  • Ist der für die Suche des/der Neuen verantwortliche Personalberater maßgeblich mit seinem IntegrationsCoaching beteiligt (Standard bei VON BONIN)?
  • Ist eine Betriebsführung, ein Onboarding Seminar, ein „Kick Off Meeting“ mit Vorgesetzten und / oder Mitarbeitern am ersten Tag geplant? (Einstimmung, Ziele, Erwartungen, Kommunikationsregeln, Hilfe anbieten etc.)
  • Wie wär’s mit einem Firmen Video für neue Mitarbeiter, oder einem Onboarding Booklet? Damit der Neuzugang schnell den „Stallgeruch“ des neuen Arbeitsumfeldes aufnehmen kann
  • Gibt es Unterstützung bei Wohnungssuche, Umzug, sozialer Integration (auch für die Familie)?

Zum Start

  • Wie wär’s mit einem Willkommensgruß? Blumenstrauß? Kleines Präsent? Das signalisiert Wertschätzung. „Wir freuen uns, dass Du da bist“.
  • Ist der Vorgesetzte am ersten Arbeitstag des Neuen verfügbar? Nimmt er sich auch die Zeit für sie/ihn?
  • Vermittelt der Vorgesetzte oder der Unternehmensinhaber die konkreten Werte und Ziele des Unternehmens? Die Führungs- und Unternehmenskultur, die Go’s & No-Go’s
  • Gibt es eine Betriebsführung? Wer? Wie?
  • Wird das Einarbeitungsprogramm konsequent von allen Beteiligten eingehalten (Achtung! Störfaktor operatives Tagesgeschäft!).
  • Sollte eine Vorstellung beim Betriebsrat erfolgen?
  • Bleibt auch der involvierte Personalberater ständig „am Ball“, um die Integration im neuen Arbeitsumfeld zu unterstützen?
  • Wurde eine Zielvereinbarung mit dem/der Neuen definiert? („Was wir von Dir in den ersten 6 Monaten, im ersten Jahr erwarten“)
  • Finden regelmäßige Feedback Gespräche mit dem Paten oder Vorgesetzten statt?
  • Beherzigen alle (Vorgesetzter und Kollegen) die Kommunikationsregel: „Nicht über Leute reden, sondern mit Leuten reden“?
  • Ist die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Kollegen im Tagesgeschäft geplant?
  • Werden „Kurskorrekturen“ konstruktiv kommuniziert? (siehe Kommunikationsregel oben)
  • Wo gibt es Unterstützungsbedarf? (Trainings, Tools, Organisatorisches etc.)
  • Woran werden die Fortschritte in Akzeptanz, Unternehmenskenntnissen, Umsetzung von Zielen gemessen?
  • Was hindert daran, gesteckte Ziele zu erreichen?
  • Wie wird gegengesteuert, wenn der/die neue „Rom an einem Tage erbauen will“ und damit sich und die Organisation überfordert?
  • Wer steuert die beiderseitige Ungeduld, die gesteckten Ziele zu erreichen?
  • Wer kontrolliert Über- oder Unterforderung des/der Neuen? (Wissen, Tempo, Adaptionsfähigkeit)
  • Was sind die nächsten Schritte, Ziele?
  • Welche Störfaktoren für das Onboarding tauchen auf? Welche Ursachen für Unzufriedenheit gibt es?
  • Wie und von wem werden Optimierungen des Onboardings Programms für die Zukunft vorgenommen?

Vor Ende der Probezeit

  • Führt der Vorgesetzte ein offizielles Feedback Gespräch mit dem Neuzugang?
  • Probezeit bestanden? Anerkennung, Lob, die nächsten Schritte, eventuelle weitere Kurskorrekturen?
  • PZ nicht bestanden? Offizielles Exit Gespräch, Gründe für die Unzufriedenheit (konkret), Empfehlung für die Zukunft – man sieht sich immer zweimal!

Nach Abschluss der Probezeit

  • Nimmt sich der Vorgesetzte weiterhin Zeit für begleitende Feedback Gespräche?
  • Müssen Ziele neu justiert werden?
  • Welche Unterstützung bei interner/externer Netzwerkarbeit gibt es?
  • Sollte ein Team Event veranstaltet werden („Einstand“)?
  • Wann ist der richtige Zeitpunkt, über Entwicklungsperspektiven zu sprechen?

Job Entscheidung ohne „Kaufreue“

Erfolgreiche Vertriebsmanager wissen: Besonders nach der Kaufentscheidung des Kunden bedarf es intensiver Nachbetreuung. Sie vermittelt ihm die Sicherheit, dass er die richtige Entscheidung getroffen hat. Das ist eine vertrauensbildende Maßnahme, die verhindert, dass er seine Entscheidung nachträglich bereut („Kaufreue“).

Ein ähnlicher Prozess läuft auch in der Welt des neuen Mitarbeiters ab. Ein systematisches und konsequentes Onboarding Programm zielt daher nicht nur auf reibungslosen Start und Einarbeitung des neuen Mitarbeiters, sondern auch auf die nachhaltige Bindung ans Unternehmen. Es vermeidet „Kaufreue“ („Ich habe mich nicht geirrt. Ich habe mich wirklich für den richtigen Arbeitgeber entschieden“) und vermittelt Sicherheit.

Daher macht es Sinn, alle Führungskräfte für den Onboarding Prozess zu sensibilisieren und von der hohen Bedeutung des Programms zu überzeugen. Dies setzt ein positives Signal nach innen, auf die Kollegen, es motiviert neue Mitarbeiter zugleich und gibt Ansporn, die gesteckten Ziele zu erreichen.

Auf Wunsch bietet VON BONIN individuelle Onboarding Workshops für Führungskräfte in Ihrem Unternehmen an. Mehr Info auf Anfrage: info@von-bonin.de