Onboarding – Ankommen, Fuß fassen, durchstarten

Start und Landung neuer Führungskräfte

Mit viel Mühe, Zeitaufwand und Kosten wurde die neue Führungskraft für das Unternehmen gewonnen. Bis dahin ist ein Stück harter Arbeit getan. Ob es nun zu einer langfristigen und erfolgreichen Zusammenarbeit kommt, hängt jetzt in erheblichem Maß vom Start im Unternehmen und der Integration in das bestehende Team ab. Ein planvolles, strukturiertes Einarbeitungskonzept sichert nun das reibungslose Onboarding ab.

Hand aufs Herz: Wie können Sie von Ihrem neuen Mitarbeiter Spitzenleistung erwarten, wenn Ihr Einarbeitungs- und Orientierungsprogramm entweder gar nicht vorhanden ist oder nur aus langweiligen Regeln, Handlungsanweisungen und Prozessbeschreibungen besteht?

Mit dem Eintritt der Führungskraft beginnt die herausfordernde Startphase der ersten 100 Tage. Ein nicht zu unterschätzender Prozess, in dem vorhandene Abläufe, Organisationen, Kommunikationswege, Mitarbeiterstrukturen, die Unternehmenskultur, Rituale und Probleme erkannt, beachtet und verstanden werden müssen. In der Phase des Orientierens, Lernens und Beziehungsaufbaus entstehen Fragen zur Führungskultur, Rollenverteilung, zu den No Go’s.

Neue Spitzenkräfte haben gerade in den ersten 100 Tagen eine feine Antenne für ihr Arbeitsumfeld. Sie sind deshalb besonders empfänglich für eine spannende, motivierende und gut organisierte Einarbeitung. Jede in den ersten Tagen vermittelte Information dient letztlich dazu, die „Kaufentscheidung“ (sich für den richtigen Arbeitgeber entschieden zu haben) zu unterstützen.

Um die Risiken zu mindern, neue Führungskräfte schon während der Einarbeitungszeit wieder zu verlieren, darf das professionelle Onboarding-Programm nichts dem Zufall überlassen. Hohe Kosten und Irritationen von Mitarbeiter/innen durch wiederholte Führungswechsel werden damit vermieden. (Checkliste Onboarding – Was sind die Vorteile)

Schon der erste Arbeitstag stellt Weichen für die kommenden Wochen. Mitarbeiter, Kollegen und Vorgesetzte sollten rechtzeitig informiert werden. Sie erfahren den Namen des Neuen, seine Verantwortung und Kompetenzen und vor allem seinen Arbeitsbeginn. Ist der Starttag professionell vorbereitet (Informationen an Beteiligte, Einarbeitungskonzept, Arbeitsplatz, Arbeitsmittel vorhanden, evtl. Schulungen vorbereitet?) zeigt das der/dem Neuen, dass sie/er willkommen und „der Mühe wert“ ist. Dabei sollte das Top Management eine tragende Rolle spielen.

Drei wichtige Botschaften gilt es zu vermitteln: Wir haben Sie sorgfältig ausgewählt und wir sind froh, dass Sie da sind. Sie sind nun Teil einer starken Organisation. Und: Wir sind davon überzeugt, dass Sie einen exzellenten Job machen werden.

Onboarding? Keine Zeit! Das Tagesgeschäft ruft!

Vielfach wird der neue Mitarbeiter beim Arbeitsantritt völlig allein gelassen, weil angeblich die Hektik des Tagesgeschäfts keine Zeit für eine Einarbeitung lässt. Alle wundern sich, warum er innerhalb der Probezeit bereits wieder das „Handtuch wirft“ oder nicht den Erwartungen entspricht. Hier sind Vorgesetzte und Paten in der dringenden Pflicht, die richtigen Prioritäten zu setzen. So wird sichergestellt, dass der erste Arbeitstag gleich positive Spuren hinterlässt. Das bestätigt der neuen Führungskraft, dass sie sich für das richtige Unternehmen entschieden hat.

Die gesamte Integrationsphase lässt sich in verschiedene Teilabschnitte mit Messkriterien zur jeweiligen Zielerreichung strukturieren (Checkliste „Mit IntegrationsCoaching zur sicheren Landung“ ).

Miteinander reden

Kein Integrationskonzept sollte ohne Erfolgscontrolling realisiert werden. In regelmäßigen Abständen, etwa vier bis sechs Wochen, werden Feedbackgespräche (neuer Mitarbeiter/ Vorgesetzter/ Personalberater/HR-Manager) initiiert, die allen Seiten den aktuellen Stand der Einarbeitung rückkoppeln. Der neue Mitarbeiter braucht diese Rückkopplung zu seiner Orientierung. So kann er regelmäßig seine Erfahrungen im neuen Unternehmen reflektieren und das Unternehmen rechtzeitig vor Ablauf der Probezeit Resümee ziehen: Was lief gut, wo gibt es noch weiteren Unterstützungsbedarf. Zum Ende der Probezeit kann damit rechtzeitig die Entscheidung „Bestehen oder Gehen“ gefällt werden. Das gilt übrigens für beide Seiten. Im besten Fall folgt die „sichere Landung“ in der neuen Position, ein langfristiges erfolgreiches Wirken im Unternehmen ist sichergestellt.

Häufig unterschätzt: die soziale Integration

Bekanntlich spielt insbesondere beim erforderlichen Umzug in die fremde Region das Fuß-Fassen in der „Community“ eine wichtige Rolle. Hier kann der Arbeitgeber wertvolle Hilfestellung leisten: Die Unterstützung bei der Wohnungssuche, Info-Material über den neuen möglichen Wohnort, Schulen, Kindergärten, Kliniken etc. erleichtern, dass auch die Familie des Neuen sich rasch zu Hause fühlen kann.

Frischer Wind und Ideen von außen

Mit der Rekrutierung neuer Mitarbeiter von außen kommt meist frischer Wind und innovatives Gedankengut ins Unternehmen. Neue Führungskräfte sind noch nicht betriebsblind und gehen oft unbefangener an betriebliche Probleme heran. Ihre Kritik und Verbesserungsvorschläge können das Unternehmen weiterbringen – vorausgesetzt man begegnet ihnen offen und konstruktiv.

Für VON BONIN gehört übrigens die Begleitung in der Integrationsphase mit aktivem Coaching zum Standard eines Suchmandats – einerseits als eine Art Nachsorge, andererseits als „Qualitätskontrolle“ im Sinne systematischer Personalentwicklung. Der schwierige Arbeitsmarkt und die hohen Rekrutierungskosten verpflichten geradewegs dazu, dem gut qualifizierten, erfolgreichen Kandidaten die größtmögliche Unterstützung in der Startphase zu geben. Unternehmen und Mitarbeiter profitieren davon.

Gabriele v. Bonin
Die Autorin ist Mitgründerin und Geschäftsführende Gesellschafterin der VON BONIN Personalberatung